大中同窓会 第7回幹事 活動内容

平成26年11月30日

大中第7期幹事

(1)事前準備
①役割分担の決定
・幹事代表、司会進行、住所録作成、出欠の管理、写真撮影、会計担当、受付担当、クイズ担当など
②アトラクションの企画
・今回は還暦祝い
・クイズ、懐かしい映像、赤い服ベストドレッサー賞
③会場の選定・予約
・開催日は、4年毎の11月の第2土曜日（次回2018年）
・今回は、ホテル横浜キャメロットジャパン
・余裕を見て50人位で予約する。２次会場も押さえておく
④会費の決定
・今回は10000円＋3000円（二次会）
⑤名簿の作成
・大中案内用同窓会名簿_20141110.xls（USBメモリ）
・今回は当日、受付で参加者に名簿を配布
・名簿の管理は厳重に注意

(2)2ヶ月前
①案内ハガキの印刷・発送
・作成した名簿をもとに、案内状を印刷（約140通）
・大中案内_往信_20140904.doc、大中案内_返信_S_20140904.doc、大中案内_返信_T_20140904.doc（USBメモリ）
・9月中旬発送、9月末返信期限（１ヶ月前の10月には出席者を確定）
②出欠席の管理
・出席者名簿を随時更新
・案内ハガキ以外に、メール、電話、ポスターで動員
③会場への最終報告
・開催日の１週間～１ヶ月前には参加人数をホテルに報告
④名札や恩師へのお土産品の準備
・同窓会の直前になったら、当日恩師様や賞品などを準備
・名札は、前回使ったものを流用

(3)同窓会当日
①同窓会当日の受付
・受付で会費を徴収、二次会の会費も徴収
・おつりも多めに準備
②同窓会の司会・進行
・当日のタイムスケジュールの作成
・シナリオの作成
・挨拶の依頼（開会、乾杯、閉会）
③写真撮影
・スナップ写真、集合写真撮影
④会場への清算
・同窓会の終了までに清算を済ませる
⑤２次会
・二次会の司会、内容も考えておく

(4)同窓会終了後
①礼状、写真の郵送
・礼状と集合写真を出席者に郵送
②ホームページの更新
・備忘録として随時記載
③引継ぎの実施
・忘れないうちに新幹事に引き継ぐ

(5)その他
・メールでやりとりできると便利
・次の幹事は、事前に決めておき当日発表する
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上